FLISOL 2008 Reunion Evaluacion

Viernes 9 de Mayo de 2008

Asistencia: Luis, Sandra, Ulises, Alejandra y José Raúl

Relator: José Raúl, Aportes: Ulises

La reunión se inicia a las 7 PM, 1 hora tarde de lo fijado, en espera de que llegaran los demás miembros de la comunidad que colaboraron con el FLISOL 2008, se hablo de este comportamiento de no asistencia que siempre ha existido en la comunidad para este tipo de reuniones, los motivos son responsabilidades diversas por parte de sus miembros, se esperaba que estuvieran presenta ya que cualquier aporte, comentario, critica constructiva en esta reunión es valiosa e importante.

El objetivo de la reunión es efectuar una evaluación del Flisol 2008 celebrado el pasado 26 de Abril de 2008, reunir las experiencias vividas por los colaboradores del evento y sobre todo los inconvenientes presentados con el fin de buscarles posibles soluciones que pueden ser de utilidad para quienes organicen el próximo evento.

Se habló de los siguientes temas:

• Logística
• Coordinaciones de las áreas de Instalaciones, Charlas y Stand
• Tienda
• Elección de Sitio y la Infraestructura de Red
• Promoción y Publicidad

Logística

Se presentaron problemas con el manejo de los formatos, si bien se menciono la posibilidad de eliminarlos, se llego a la conclusión de su importancia para luego consolidarlos en indicadores, quizás falto hacer más explicito su importancia desde la coordinación general. Las cifras de los registros tanto de la mesa de entrada como de las instalaciones no coincidieron, dificultando la generación de indicadores, por lo que se ve que las personas encargadas les falto conocer la información tanto de la logística como la de brindar una orientación adecuada al público. Se reconoció la falta de una reunión informativa antes del evento para reforzar la información básica que todos debían tener y la forma de orientar a los asistentes, e incluso se pudieron haber realizado unos folletos. A futuro se recomienda hacer reuniones cortas entre los coordinadores para asegurar que todos tengan la misma información del evento. Se vieron algunos colaboradores que no se habían colocado la camiseta que los identificaba como organizadores, y se presentó desorientación entre los asistentes que trajeron sus equipos para instalar. Falto una mejor señalización para que las personas llegaran a los diferentes sitios donde se estaba realizando el evento.

La delegación de coordinadores por frentes de trabajo fue una buena estrategia, pero se recomienda que el coordinador no terminar como un colaborador más de su área olvidando su función principal, la cual consiste en estar pendiente de los requerimientos y necesidades que se presenten en su área y hablar con el coordinador general para buscarles solución. Por ello es importante que los coordinadores deben estar presentes en las reuniones y que luego lo informen a sus respectivos colaboradores. Es importante que las áreas se identifiquen y que los coordinadores porten el carnet o se coloquen la camiseta, según sea el caso, para que sean adecuadamente identificados durante el evento.

La falta de claridad sobre la función de los registros de personas y la no diferenciación entre los formatos de registro de ingreso de personas al evento y a las charlas ocasiono que se produjera confusión en el momento de generar los certificados y de estimar el número de asistentes al evento. Se llego a la conclusión que no es necesario llevar el el registro en la mesa de entrada y que más bien se efectúe un conteo visual de las personas que ingresan.

Los instaladores se vieron amontonados en una gran mesa, tal vez sea conveniente que cada instalador tenga una mesa debidamente identificada de igual forma como los stand, de tal forma que cuando un equipo para instalación llegue, sea recibido por el coordinador, quien diligenciaría el formato y el acta de responsabilidad y le asignaría un instalador (o mesa identificada) según la distribución a instalar.

Coordinación de Instalaciones

Los instaladores no llevaron ordenadamente los formatos, se noto la falta de información sobre los formatos y el procedimiento de instalación. Algunas de las conexiones inalámbrica de portátiles instalados no se pudieron probar porque la red colapso. Considerando la tendencia, se espera recibir un mayor número de portátiles en el evento del próximo año, por lo que se hace necesario considerar una mejor infraestructura inalámbrica.

Coordinación de charlas

Se cometieron dos errores muy graves:

• No se paso por las llaves del auditorio el día anterior, situación que coloco en gran riesgo el evento y que ocasiono un retraso de 40 minutos el inicio de las charlas.
• Copiar los isos de los CD y DVD para quemar en la Tienda, en un Computador sin quemador.

En relación con las charlas, las dos primeras estuvieron dentro del lineamiento planteado en la programación. Con respecto al video se empezó tarde ya que el coordinador de charlas se encargo de solucionar un inconveniente presentado en la tienda, sin embargo no se pudo pasar completo con el fin de continuar con la charla de mateo. La ultima charla no cumplió con lo que se esperaba, por la falta de seguimiento por parte del coordinador de charlas.

Tienda

Se hace un reconocimiento especial y se da un gran agradecimiento a Tatiana por su gran colaboración en la tienda, se le admira por su desenvolvimiento impresionante, con su esfuerzo se logro subsidiar el costo de las camisetas, de los refrigerios, del almuerzo, pero hizo falta estar más informada del evento y de las distribuciones que estaba vendiendo. La persona que se encargue de la tienda debe manejar información tanto de logística como del evento y tema de software libre, por lo tanto es importante que este presente en las reuniones. La tienda es un punto clave, se recomienda que para la tienda se escoja preferentemente una mujer, por su desempeño y habilidad. En cuanto al formato de la tienda no se usó, lo que dificulto la obtención de los indicadores sobre este punto.

La demora para atender a las personas en la Tienda, se debió fundamentalmente al retraso que genero pasar los isos de los CDs y los DVDs a los equipos que tenían quemador. Además, hay que tener en cuenta que no se dio a basto con un solo quemador. Sobre este tema funcionaron dos estrategias adoptadas, primero que una sola persona manejará la plata en la tienda y segundo que fuera mujer, esto conllevo a que el cuadre de cuentas saliera muy rápido.

La política de Tatiana y Alejandra de darle gusto al cliente fue acertado, y el manejo de combos fue una muy buena idea. A pesar que la Tienda es importante, no se olvidar que el objetivo del FLISoL es que se acerque el Software Libre a la Sociedad, que es un fácil de manejar y que no es piratería.

Coordinación de stands

El coordinador realizó un buen trabajo, estuvo pendiente de que los expositores de los stand le enviaran la información antes del evento, realizo los afiches que identificaron cada stand y ayudo a solucionar los problemas de infraestructura.

Se felicita de forma particular al responsable del stand de Streaming por lograr emitir en vivo el evento a través de Internet. Solo tres ciudades de Latinoamérica lo lograron.

Sitio

Escoger el sitio para el FLISoL no es una decisión para tomar a la ligera. Se tuvo la posibilidad de hacer el FLISoL Popayán en el Parque Informático, pero por diversos motivos no se concreto esta idea. Sin embargo, la experiencia mostró que el lugar se debe escoger donde se cuente con personas comprometidas con el evento, ya que de esta forma se pueden resolver los problemas de espacios, permisos e infraestructura de último momento. El evento debe hacerse en un sitio que brinde garantías y facilidades, y en donde se cuente con personas que puedan gestionar y resolver problemas.

Infraestructura

No se previeron conexión para portátiles y para los stand lo que presento momentos de congestión. Se debe pensar en la información distribuida de acuerdo con las necesidades, para evitar la transferencias de grandes volúmenes de datos. Para los próximos años se debe procurar montar un servidor proxy-cache, trabajar en la segmentación de redes. Es indispensable contar con el apoyo del área de infraestructura de redes de la Universidad del Cauca si el evento se realiza en esta institución.

Promoción y Publicidad

Los afiches del Flisol a full color fueron patrocinados por la Vicerrectoria de Bienestar y Cultura de Unicauca, aunque se debió ser muy insistente con el taller editorial de esta institución para los hicieran en el tiempo previsto. La ventaja de tenerlos a tiempo es que posibilitó colocaron en sitios estratégicos de la ciudad. El diseño de los afiches se hizo con ayuda de los coordinadores del Flisol a nivel nacional a partir de un diseño que ya se estaba trabajado.

Un elemento a tener en cuenta en próximos eventos, es el de evaluar el impacto de los medios de comunicación utilizados. Aunque en los registros de asistencia se tenia una pregunta sobre el medio a través del cual se enteró del evento, no se puedo cuantificar. Al parecer, un buen número de personas asistió por los afiches y otra parte importante por motivación de los profesores.

Otras consideraciones

Las camisetas fue un éxito muy importante.

A pesar de muchos problemas, el mecanismo de distribuir funciona, permite involucrar a otras personas.

Es importante la documentación y ponerla en el wiki. También es importante seguir gestionando lo de las horas de seminario en la FIET, los trámites son sencillos pero deben hacerse con tiempo, además se recomienda averiguar si en otras facultades y en otras instituciones manejan algo similar para que se incentive la asistencia, pues el FLISOL es cultura.

También se sugiere pensar en los tipo de conferencias y tipo de stands. Hacer segmentación más explícita para diferentes tipos de usuarios, programar dos clases de charlas, una charla para el publico general y otra para la gente mas especializada, diversificar las charlas, varias modalidades. También se pide a la comunidad sobre responder en la lista de correo, que no se limite a leer, sino a contestar, opinar, que el hilo planteado se mueva. También es importante presionar en su medida, funciona, estar encima, recordando las responsabilidades.

La reunión se da por terminada a las 8:33 PM. No sin antes agradecer a todos los voluntarios que con animo colabora y participaron en el desarrollo del evento y que fue un éxito. Nuevamente muchas gracias.

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